Hvorfor alle møder i fremtiden har en facilitator og et klart design– og hvordan du bliver klar til det
Du har sikkert prøvet det.
Møder, der trækker i langdrag. Folk, der taler for længe, mens andre zoner ud. Konflikter, der ulmer, men aldrig bliver adresseret. Beslutninger, der ikke bliver truffet – eller som bliver truffet uden tilstrækkelig opbakning, så de falder igennem to uger senere. De samme tre personer, der taler. De samme tanker, der gentages. Ingen, der samler trådene og får konkretiseret de næste skridt. Ingen, der guider processen.
Det føles ineffektivt. Fladt. Trættende. Og alligevel gentager vi det uge efter uge. Møde efter møde
De tre største årsager til, at møder går galt
1. Mangel på drama
Det lyder måske mærkeligt, men alt for mange møder mangler nerve, energi og engagement. Vi holder os tilbage, fordi rummet ikke føles trygt nok. Vi går i cirkler, fordi ingen tør prøve den svære aflevering. Det bliver passivt og fladt eller modsat ophedet og kaotisk. Og det fører os direkte til næste årsag.
2. Mangel på design og struktur
Uden en designet proces svarer mødet til at spille et spil uden regler og rammer. Og det er der ikke nogen, der kan særlig effektivt. Alt for mange møder starter uden et klart formål. Uden kontekst. Uden design og agenda. Det svarer til at møde op til en fodboldkamp uden at vide, hvem man spiller mod, hvilken opstilling eller hvilke regler der gælder.
3. Mangel på processtyring
Hvis der er design og agenda, så er næste udfordring at der mangler en neutral facilitator. Uden en aktiv og dedikeret spilstyrer går vi nemt i stå. Vi glemmer rammen. Vi mister flowet. Vi bruger for lang tid på detaljer, og konflikter får lov at fylde – eller bliver fejet ind under bordet. En facilitator holder banen ryddet, fokus på regler og rammer og sikrer, at vi faktisk spiller fremad.
Mangel på drama hænger sammen med manglen på klare regler og en tydelig spilstyrer
Og så er cirklen komplet. Folk holder sig tilbage, fordi de har oplevet, at spillet ikke har nogen struktur. At det er det vilde vesten. At det er usikkert at tage chancer. At ingen påtaler Martins gentagne spydige og ukonstruktive nedslagtning af andres forslag.
For selvom der er regler, så sker der altid det samme, når der er mange mennesker på banen. Det er uundgåeligt, at vi i “The Heat of the Moment” glemmer, hvordan spillet egentlig var tænkt.
Og der kommer spilstyren ind i billedet som den neutrale part, der sikrer, at vi overholder reglerne. En dommer. En, der husker rammen. En, der holder øjnene på flowet og de aftalte spilleregler.
Så spillerne – medarbejderne, lederne, fagpersonerne – kan fokusere på det, de er bedst til: At spille spillet.
Du ville aldrig spille en professionel fodboldkamp uden rammer, regler og en spilstyrer
Men vi holder stadig møder uden nogen, der sikrer spillet. Ingen der holder rytmen. Ingen der beskytter rummet. Ingen der giver gult kort, når nogen tager ordet tre gange i træk uden at lytte.
Det er ikke bare en skæv tanke. Det er en reel udfordring. Og det er en af de største årsager til, at så mange møder føles låste, langtrukne eller drænende.
Det er på tide, at vi tager vores møder og facilitatorskabet alvorligt.
Hvorfor chefen ikke kan være facilitator
“Vi har da en mødeleder. Det er jo bare chefen.”
Ja. Og det er faktisk et af problemerne.
Chefen har typisk mest information. Hun har det strategiske ansvar. Det store overblik. Hun skal kunne spille sine medarbejdere gode, fordele boldene, spotte det lange spil og bakke op, når nogen er ved at knække. Det gør hende ikke neutral. Det gør hende til en medspiller.
Måske endda en spillende træner, der veksler mellem at stå på sidelinjen og nogle gange træder aktivt ind og guider sine spillere. Men forestil dig nu, at den samme person også skulle være dommer. At hun skulle holde øje med reglerne. Holde styr på taletiden. Give gult kort, når stemningen bliver for hård. Og samtidig holde sig tilbage, når nogen for 7. gang ikke har lavet sit hjemmearbejde.
Det holder ikke.
Så kommer hun til at uddele røde kort på de forkerte tidspunkter. Hun kommer til selv at glide ind i en tackling. Og vigtigst af alt: Hun mister sin rolle som støtte og retning for holdet.
Jeg siger det her med hånden på hjertet:
Selv de allerdygtigste ledere, jeg har arbejdet sammen med – dem, der er ekstremt selvbevidste, empatiske og skarpe – har ikke kunnet lykkes med at spille begge roller på én gang. Jeg har aldrig set det fungere. Aldrig. Og jeg har siddet i mange ledelsesrum. Med mange inspirerende ledere.
Men de er – som vi andre – også bare mennesker. Mennesker, der reagerer. Bliver frustrerede. Går ind i en tackling og rejser sig og deler rødt kort ud, som om det ikke var dem selv, der gik for hårdt ind.
Det er ikke ondt. Det er bare menneskeligt. Og det er præcis derfor, vi har brug for en anden rolle på banen.
Uddrag af overblik over behandlingspunkter fra det taktisk møde i re:lead
Facilitatorens rolle bliver afgørende - hvordan fremtidens møder kommer til at se ud
Min hypotese er simpel: I fremtiden vil alle driftsmøder, ledermøder og udviklingsprocesser have et klart design og en facilitator.
Hvad er en facilitator – og hvad er det ikke?
En facilitator er ikke en PowerPoint-pilot, der klikker sig gennem dagsordenen.
Det er ikke en hyggelig referatskriver, der tager noter og nikker pænt.
Og det er ikke en møde-sherif, der sætter tape i gulvet og deler bolde ud.
En god facilitator er en spilbygger.
En, der skaber rammerne, så andre kan lykkes.
En, der holder rummet og gør det muligt for alle at spille frit.
En der samler op og sørger for at alle tiltag og beslutninger kommer hele vejen i mål.
Når det går galt – og når det virker
Vi har alle været i møder, hvor det smuldrer. Agendaen er vag, diskussionerne trækker ud, beslutningerne er uklare, og de samme to personer fylder for meget. Det er ikke ondt – det er bare ufaciliteret.
Men vi har også (måske sjældnere) prøvet det modsatte: Et møde, hvor der er sat en tydelig ramme. Hvor nogen holder øje med energien og processen. Hvor folk faktisk lytter. Hvor der bliver sagt noget nyt. Og hvor vi går derfra med retning og fælles ejerskab.
Forskellen er ikke deltagerne. Det er ikke emnet. Det er faciliteringen.
I fremtiden vil det være en selvfølge
Ligesom alle projekter har en projektleder, vil alle processer og møder have en facilitator. Ikke nødvendigvis en ekstern konsulent med klikker og post-its. Men en tydelig rolle. Med ansvar for rytmen. For strukturen. For det psykologiske rum, vi sidder i. Det bliver ikke en ekstra luksus.
Det bliver en forudsætning for at få noget som helst til at flytte sig i fællesskab. Og ligesom alle projekter har en projektleder og et projekt board, vil alle møder have en facilitator og et baggrundstæppe.
Klar til at komme i gang?
Vi har samlet en række konkrete ressourcer, du kan downloade gratis – til dig, der vil tage dine møder og processer til næste niveau.
Eller tag fat i os, hvis du vil høre mere om, hvordan vi arbejder med at træne facilitatorer og opbygge mødekultur i organisationer.
Herunder finder du links til inspiration, hvis du vil igang med at holde bedre møder, sundere samarbejde og skabe effektiv fremdrift.
Download: Mødeporteføljen – fire formater, der løfter jeres møder
Fire mødeformater der gør møder korte, klare og kraftfulde
Træt af møder uden fremdrift? Her får du fire gennemtestede mødeformater, der hver især hjælper dig med at skabe tydelige beslutninger, klarhed og bedre samarbejde i teamet. Du får både struktur, formål og konkrete tips til facilitering.
Download: Facilitatorens beslutningsguide
Gør jeres beslutninger skarpere og mere inkluderende
Denne guide er til dig, der skal facilitere beslutningsprocesser og vil sikre, at mødet fører til noget konkret. Den giver dig to stærke beslutningsformater – Advice Process og Consent beslutninger – og hjælper dig med at stille de rigtige spørgsmål og strukturere drøftelsen, så alle bliver hørt, og intet drukner.
Download: Den udvidede guide til fremragende mødefacilitering
Sådan bliver du facilitator med overskud og overblik
Denne praktiske guide er din værktøjskasse til at skabe bedre møder – uanset om du er ny i facilitatorrollen eller allerede har erfaring. Du får konkrete teknikker, refleksionsspørgsmål og værktøjer til at skabe formål, struktur og momentum i dine møder.
Skrevet af:
Jakob Holm Nielsen, re:lead
Vil du læse videre?
Hvis du er nysgerrig på, hvordan vi arbejder med samarbejde, gruppedynamik og det, der foregår mellem møderne – så tag et kig på denne artikel:
Samarbejde, gruppedynamik og udviklingsmuligheder
En refleksion over hvordan relationer, roller og rytmer skaber bevægelse i teamet.
