Tactical meetings
Begrebet ‘tactical meeting’ benyttes blandt andet i Holocracy-inspirerede organisationer, og det dækker over et møde som afholdes med en fast frekvens - oftest ugentligt. Tactical meetings foregår i teams, og de har til hovedformål at adressere de problemer og udfordringer, som er opstået i ugens løb, så det fremadrettede arbejde kan fortsætte. Et tactical meeting kan dog også tjene mange andre formål: informationsdeling, opfølgning på igangværende opgaver, etc., kan indgå som mere eller mindre faste elementer i tactical meetings.
Det er vigtigt være opmærksom på, at mange af de ting der foregår i et tactical meeting, lige såvel kan foregå uden for mødet. Et tactical meeting skal altså ses som et forum hvori teamet kommer in sync, og opnår en fælles opfattelse af, hvor teamet står i den pågældende uge.
Hvor governance meetings har til formål at strukturere rollerne i organisationen, fokuserer tactical meetings på at bruge den nuværende rollefordeling på en effektiv og velovervejet måde.
Med alle tactical meetings har en enkelt medarbejder påtaget sig rollen som mødefacilitator. Mødefacilitatorens primære opgave er at holde styr på teamets checkliste, og dokumentere fremgangen af denne.
Forløbet i et tactical meeting:
Check in - Medarbejderne checker ind én ad gangen, og der tales frit fra leveren, om dét, der fylder hos den enkelte medarbejder.
Opfølgning på checkliste - Mødefacilitatoren læser punkterne på checklisten højt, hvortil de relevante roller svarer med et “check”, eller “no check”.
Opfølgning på målpunkter - Enhver rolle som har ansvaret for et målpunkt følger kort op på fremgang. Fokus ligger her på den nyeste information.
Opfølgning på projekter - Mødefacilitatoren spørger på skift til det enkelte projekt: “Er der noget nyt?”. De medarbejdere der arbejder på projektet, svarer da enten “intet nyt”, eller fortæller hvad der har ændret sig siden sidste det tactical meeting. Under dette punkt er afklarende spørgsmål velkomne, men diskussioner er et no-go.
Opbygning af agenda - Her er det medarbejdernes opgave at bringe eventuelle tensions på banen. Der udarbejdes en agenda over de tensions som skal adresseres på mødet.
Udredning af tensions - Her behandles de forskellige tensions som findes på agendaen. Det foregår som regel sådan, at mødefacilitatoren spørger: “Hvad skal der til, for at vi kan afhjælpe den her tension?”. Personen som sidder med den pågældende tension, kan da komme med en forespørgsel, eller et forslag til hvordan denne tension kan afhjælpes. Måske er det nok bare at få sat ord på sin tension - måske kræver det at teamet foretager en bestemt handling. Når en handleplan for at afhjælpe tensionen er opnået, spørger mødefacilitatoren “Føler du, at vi har behandlet den tension ordentligt?”. Såfremt svaret er “Ja”, fortsætter teamet til mødets sidste face: den afsluttende runde.
Den afsluttende runde - Teamet er først nået til dette step, når samtlige tensions er blevet udredt. Her slutter hvert teammedlem af med en ‘afsluttende refleksion’. Det kan være stort som småt, og alles opfattelser af mødet er lige valide. Ligesom ved et check in, er den afsluttende runde ikke et rum for diskussion, men et rum hvori medarbejderne frit kan dele deres tanker og følelser.
